Un PDF envoyé par email est-il une facture électronique ?

Non, et c'est le malentendu le plus répandu. Une facture électronique au sens de la réforme est un fichier structuré, lisible par une machine, transmis par une plateforme agréée. Un PDF classique — même scanné, même signé électroniquement — ne remplit aucune de ces deux conditions.

Quelle différence entre Factur-X, UBL et CII ?

Les trois sont acceptés par le socle réglementaire. UBL et CII sont entièrement structurés : ce sont des fichiers XML, illisibles sans outil. Factur-X est un PDF ordinaire dans lequel un fichier XML est embarqué : un humain l'ouvre et le lit normalement, une machine y trouve les données. C'est le format le plus adapté aux petites structures, pour cette raison exactement.

Dois-je changer de logiciel pour produire du Factur-X ?

Pas nécessairement. Beaucoup d'éditeurs mettent leur logiciel en conformité. Posez-leur la question précisément : produisez-vous du Factur-X, et par quelle plateforme mes factures transitent-elles ? Si la réponse est floue, prévoyez une solution de secours.

Le fichier Factur-X est-il lisible par mon client ?

Oui, exactement comme un PDF ordinaire. C'est tout l'intérêt du format : la même facture est lisible à l'œil et exploitable par un logiciel. Votre client n'a besoin d'aucun outil particulier pour la consulter.

Combien de temps dois-je conserver mes factures Factur-X ?

10 ans, et dans leur format d'origine. Conserver uniquement un PDF lisible ne suffit pas : c'est le fichier structuré qui fait foi. Une facture Factur-X archivée en imprimant puis rescannant le document perdrait sa valeur probante.

Format

Factur-X : ce que c'est, et pourquoi votre PDF ne suffit pas

Le PDF que vous envoyez aujourd'hui par email n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Ce n'est pas une question de qualité ni de mise en forme : il lui manque quelque chose de précis, et Factur-X est justement ce qui le complète.

Générer une facture Factur-X

Gratuit, sans inscription, rien n'est conservé.

Ce qui manque à votre PDF

Un PDF est une image du document. Vous y lisez « 1 200 € », mais pour un ordinateur ce ne sont que des formes noires à un endroit de la page. Rien n'indique qu'il s'agit d'un montant, ni de quel montant — total, acompte, TVA.

C'est pour cela que la comptabilité se saisit encore à la main, et c'est exactement ce que la réforme veut supprimer. Une facture électronique doit être lisible par une machine, c'est-à-dire porter ses données sous une forme nommée : ce nombre est le total hors taxes, celui-là le taux de TVA, celui-ci le SIREN du client.

Comparaison entre un PDF ordinaire et une facture Factur-X
	PDF ordinaire	Factur-X
Lisible à l'œil	Oui	Oui
Exploitable par un logiciel	Non	Oui
Données nommées et structurées	Non	Oui
Accepté par le socle réglementaire	Non	Oui
Nécessite un outil pour le lire	Non	Non

Ni le scan ni la signature n'y changent rien

Scanner une facture papier produit un PDF, pas une facture électronique. Y apposer une signature électronique lui donne une valeur probante, mais ne la rend pas structurée. Ce sont deux sujets différents, souvent confondus.

Comment Factur-X résout le problème

Factur-X ne remplace pas votre PDF : il le complète. Le fichier reste un PDF que n'importe qui ouvre et lit normalement — mais un second document, invisible, y est embarqué : un fichier XML qui décrit la même facture sous forme de données nommées.

Une seule facture, deux lectures. Votre client la consulte comme avant. Son logiciel de comptabilité, lui, va chercher les données dans le XML et les intègre sans ressaisie.

Concrètement, dans le fichier

La partie visible : un PDF/A-3, variante du PDF conçue pour l'archivage longue durée et capable de contenir des pièces jointes.
La partie invisible : un fichier nommé factur-x.xml, au format CII, conforme à la norme européenne EN 16931.

Les trois formats acceptés par le socle réglementaire sont Factur-X, UBL, CII. Les deux derniers sont entièrement structurés, donc illisibles sans outil. Factur-X est le seul qui reste lisible par un humain — ce qui en fait le format le plus adapté aux petites structures, dont les clients n'ont pas tous un logiciel capable d'ouvrir du XML.

Quatre mentions s'ajoutent aux vôtres

Le format ne suffit pas : le contenu change aussi. Aux mentions habituelles s'ajoutent quatre informations.

Le numéro SIREN de votre client. C'est lui qui permet à sa plateforme de reconnaître le destinataire.
L'adresse de livraison, lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation.
La nature des opérations : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
L'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant.

Comment en produire un

Trois chemins, du plus simple au plus impliquant.

1. Votre logiciel actuel le fait peut-être déjà. Commencez par lui poser la question — précisément, en nommant le format. C'est le chemin le plus court si la réponse est oui.
2. Un générateur en ligne. Vous saisissez les informations, vous récupérez le fichier. Le nôtre est gratuit et sans inscription ; d'autres existent. C'est la bonne option en dessous de quelques factures par mois.
3. Votre plateforme agréée le propose parfois. Certaines produisent le format en plus de l'acheminer. À vérifier au moment de la choisir.

Produire ne suffit pas à transmettre

Une facture Factur-X reste une facture non transmise tant qu'elle n'est pas passée par une plateforme agréée. Le fichier est la moitié du chemin ; l'acheminement est l'autre.

À partir de quand

Pour les micro-entreprises, TPE et PME, l'obligation d'émettre s'applique au 1er septembre 2027. Rien ne vous empêche de commencer avant : une facture Factur-X est parfaitement valable dès aujourd'hui, et se roder sans contrainte vaut mieux que de découvrir le format la veille de l'échéance.

Essayer maintenant

Remplissez le formulaire, téléchargez le fichier, ouvrez-le. Le plus simple pour comprendre est de le voir.

Générer une facture

Connaître vos dates

Vos échéances dépendent de votre taille et de votre situation. Le diagnostic les établit en quelques questions.

Faire le diagnostic

Questions fréquentes

Un PDF envoyé par email est-il une facture électronique ?: Non, et c'est le malentendu le plus répandu. Une facture électronique au sens de la réforme est un fichier structuré, lisible par une machine, transmis par une plateforme agréée. Un PDF classique — même scanné, même signé électroniquement — ne remplit aucune de ces deux conditions.
Quelle différence entre Factur-X, UBL et CII ?: Les trois sont acceptés par le socle réglementaire. UBL et CII sont entièrement structurés : ce sont des fichiers XML, illisibles sans outil. Factur-X est un PDF ordinaire dans lequel un fichier XML est embarqué : un humain l'ouvre et le lit normalement, une machine y trouve les données. C'est le format le plus adapté aux petites structures, pour cette raison exactement.
Dois-je changer de logiciel pour produire du Factur-X ?: Pas nécessairement. Beaucoup d'éditeurs mettent leur logiciel en conformité. Posez-leur la question précisément : produisez-vous du Factur-X, et par quelle plateforme mes factures transitent-elles ? Si la réponse est floue, prévoyez une solution de secours.
Le fichier Factur-X est-il lisible par mon client ?: Oui, exactement comme un PDF ordinaire. C'est tout l'intérêt du format : la même facture est lisible à l'œil et exploitable par un logiciel. Votre client n'a besoin d'aucun outil particulier pour la consulter.
Combien de temps dois-je conserver mes factures Factur-X ?: 10 ans, et dans leur format d'origine. Conserver uniquement un PDF lisible ne suffit pas : c'est le fichier structuré qui fait foi. Une facture Factur-X archivée en imprimant puis rescannant le document perdrait sa valeur probante.